Stepmate – AI tạo sổ tay vận hành tự động | Chỉ cần viết quy trình, nhận sổ tay bằng 10 ngôn ngữ

§ 01

Việc làm sổ tay của bạn có giống thế này không?

Chất lượng onboarding quyết định doanh nghiệp của bạn có tăng trưởng hay không.

ISSUE 01

Bạn không biết bắt đầu từ đâu

Khi quyết định xây dựng sổ tay, không có sự thống nhất về việc nên bao gồm trang nào, theo thứ tự nào, theo định dạng nào. Kết quả: mỗi người phụ trách viết với mức độ chi tiết khác nhau, chất lượng và độ bao phủ không ổn định.

ISSUE 02

Việc xây dựng không theo kịp, khách hàng rời đi

Cập nhật sổ tay không theo kịp việc tiếp nhận khách hàng mới và phát hành tính năng mới. Nghiên cứu McKinsey cho thấy khách hàng không hoàn thành onboarding có tỷ lệ churn gấp 3 lần so với người hoàn thành.

ISSUE 03

Khi cần đa ngôn ngữ, kế hoạch dừng ngay

Dịch sổ tay sang 10 ngôn ngữ qua một đại lý tốn $5.000–$20.000 mỗi ngôn ngữ và mất hàng tháng. Mở rộng toàn cầu và onboarding nhân viên quốc tế dừng lại — chờ bản dịch.

3×

Tỷ lệ churn 90 ngày cao hơn ở khách hàng không hoàn thành onboarding

Nguồn: McKinsey, SaaS Onboarding Research

75 %

Khách hàng từ bỏ sản phẩm họ không hiểu cách dùng trong vòng 1 tuần

Nguồn: Wyzowl, Customer Onboarding Survey

82 %

Cải thiện tỷ lệ giữ chân ở các công ty có onboarding mạnh

Nguồn: Aberdeen Group, Customer Onboarding Research

§ 02

Tạo nguồn × Lắp ráp × Dịch, trong một quy trình

STEP
01

Thu thập tài liệu nguồn

Truyền URL của hệ thống mục tiêu, Stepmate tự động tạo hướng dẫn sử dụng từng bước có ảnh chụp cho mỗi màn hình (hỗ trợ xác thực biểu mẫu, magic link và trang công khai). Đó là tài liệu nguồn cho sổ tay vận hành của bạn.

STEP
02

Phác thảo luồng vận hành

Trong khung chat, viết quy trình vận hành bằng ngôn ngữ thông thường: «Khi nhân viên mới gia nhập, đầu tiên đăng ký họ, sau đó gán quyền vai trò, cuối cùng gửi email chào mừng.» Chỉ vậy là đủ.

STEP
03

AI tiến hành lắp ráp

AI ánh xạ các thao tác như «đăng ký người dùng», «gán quyền vai trò» tới hướng dẫn sử dụng ở Step 1. Các tác vụ không có màn hình (như gửi email ngoài) được giữ làm bước tùy chỉnh. Tất cả được định dạng thành sổ tay vận hành thống nhất.

STEP
04

Tự động dịch sang 10 ngôn ngữ

Sổ tay vận hành hoàn thiện đã được dịch sẵn sang 10 ngôn ngữ. Việc thiết lập cho văn phòng quốc tế và nhân viên ở nước ngoài hoàn thành mà không cần thêm công sức.

§ 03

Stepmate tạo ra 2 loại sổ tay

Stepmate chia tài liệu thành 2 lớp và tự động hóa từng lớp.

LAYER 01

Sổ tay vận hành

Quy trình như "nhân viên mới vào → tạo người dùng → gán quyền → gửi email chào mừng." Stepmate lắp ráp từ văn bản bạn nhập.

LAYER 02

Hướng dẫn sử dụng

Hướng dẫn từng bước trên mỗi màn hình — nhấp, nhập, điều hướng. Stepmate tạo tự động chỉ với một URL.

※ Sổ tay vận hành mô tả quy trình. Hướng dẫn sử dụng mô tả màn hình.

§ 04

Bốn cơ chế đảm bảo chất lượng mỗi sổ tay

Sổ tay vận hành của Stepmate không chỉ là bản nháp tự động sinh. Bốn cơ chế được tích hợp sẵn để đảm bảo kết quả sẵn sàng phân phát cho các nhóm thực tế của bạn.

FIG. 01

Phân tách bước với điều kiện tiên quyết và tiêu chí hoàn thành tự động

AI nhận diện nút và ô nhập trên mỗi màn hình và phân tích thao tác của người dùng thành các bước rời rạc. AI cũng tự điền điều kiện tiên quyết và tiêu chí hoàn thành cho mỗi sổ tay, để người đọc lần đầu cũng có thể thực thi mà không bối rối.

FIG. 02

Phác thảo được chuyển sang định dạng thống nhất

Các luồng vận hành phác thảo trong chat được định dạng lại theo cấu trúc thống nhất: Mục tiêu → Tiền đề → Bước → Tiêu chí hoàn thành. Mức độ chi tiết nhất quán giữa các người phụ trách, chất lượng giữ ổn định.

FIG. 03

Dịch theo ngữ cảnh sang 10 ngôn ngữ

Hỗ trợ tiêu chuẩn cho tiếng Nhật, Anh, Trung, Đức, Pháp, Tây Ban Nha, Thái, Việt, Indonesia và Hàn. Nhãn nút và thuật ngữ kỹ thuật được dịch theo ngữ cảnh của màn hình. Bản dịch không hài lòng có thể chỉnh từ console quản trị.

FIG. 04

Xuất một-cú-nhấp sang Notion, Google Docs và Word

Xuất sổ tay đã tạo trực tiếp sang Notion, Google Docs hoặc Word. Sẵn sàng chia sẻ làm nội dung wiki nội bộ, trang trung tâm trợ giúp hoặc tài liệu onboarding.

§ 05

Sổ tay được tạo thực tế trông như thế nào

Chỉ cần nhập URL — và bạn nhận được sổ tay với mục tiêu, các bước thao tác và ảnh chụp, được tạo bằng 10 ngôn ngữ cùng lúc. Mô tả quy trình bằng văn bản và Stepmate sẽ lắp ráp một sổ tay vận hành nhiều trang từ vật liệu nguồn.

GOAL Đăng nhập vào bảng điều khiển

STEP 1

Nhập địa chỉ email

Đặt con trỏ vào ô nhập ở góc trên bên trái và nhập địa chỉ email bạn đã đăng ký.

STEP 2

Nhập mật khẩu

STEP 3

Nhấp nút đăng nhập

Tự động chụp ảnh màn hình

VI JA EN ZH KO DE FR ES TH ID

§ 06

Được xây dựng cho các nhóm như bạn

Được dùng bởi các nhóm mọi quy mô, mọi ngành cần sổ tay vận hành đa ngôn ngữ.

CASE 01

Sản phẩm SaaS

Tự động tạo hướng dẫn sử dụng cho ứng dụng web của bạn bằng 10 ngôn ngữ. Tái tạo trong một cú nhấp khi UI sản phẩm thay đổi.

CASE 02

Thương mại điện tử

Dịch luồng mua hàng và hướng dẫn thiết lập tài khoản. Triển khai trung tâm trợ giúp đa ngôn ngữ cho khách hàng quốc tế trong vài ngày.

CASE 03

Công cụ nội bộ

Tài liệu hóa các bước vận hành hệ thống nội bộ bằng tiếng mẹ đẻ của văn phòng và nhân viên ở nước ngoài. Giảm đáng kể thời gian onboarding.

CASE 04

Nền tảng giáo dục

Tự động tạo hướng dẫn sử dụng nền tảng bằng tiếng mẹ đẻ của từng học viên — trải nghiệm tương đương cho học viên trên toàn thế giới.

§ 07

Vì sao chọn Stepmate — so với các phương án hiện có

Tạo nguồn × Lắp ráp vận hành × Dịch 10 ngôn ngữ trong một quy trình — chỉ Stepmate kết nối được cả ba hôm nay.

Năng lực	ChatGPT / Claude	SaaS sổ tay (Teachme Biz, v.v.)	Công ty dịch thuật	Stepmate Khuyến nghị
Nguồn thao tác màn hình	× Không thấy màn hình	△ Chụp & nhập thủ công	× Không cung cấp	○ Tự động sinh
Lắp ráp luồng vận hành	△ Tinh chỉnh prompt mỗi lần	× Xây thủ công	× Không cung cấp	○ Tự dựng từ chat
Định dạng thống nhất	× Đầu ra biến đổi mỗi lần	○ Có mẫu	× Chỉ dịch	○ Định dạng chuẩn
Dịch 10 ngôn ngữ	△ Cần prompt mỗi lần	× Đặt riêng	○ Dịch vụ chính	○ Tự động, đồng thời
Theo kịp cập nhật UI	× Làm lại từ đầu	△ Chụp lại thủ công	× Đặt lại, thêm phí	○ Tái tạo trong một cú nhấp
Chi phí ban đầu 50 trang × 10 ngôn ngữ	Phí API + nhân lực	$500/tháng+ + nhân lực	$5.000–$20.000	Từ $300

* So sánh dựa trên dự án sổ tay vận hành điển hình 50 trang × 10 ngôn ngữ

§ 08

Bảng giá đơn giản, minh bạch

Không cần đăng ký hàng tháng. Mua đúng những gì bạn cần, khi bạn cần. Bắt đầu từ 100 tín dụng (¥30.000).

TRẢ THEO LƯỢT

Từ $3 mỗi trang

Không cần đăng ký. Từ $300 cho 100 tín dụng (1 trang = 1–3 tín dụng).

Bao gồm

✓ Hướng dẫn sử dụng tạo bởi AI
✓ Tự động dịch sang 10 ngôn ngữ
✓ Chụp ảnh màn hình tự động
✓ Xuất Notion / Google Docs / Word

Dùng thử miễn phí 5 tín dụng

Không cần thẻ tín dụng / bắt đầu ngay

So sánh

Công ty dịch thuật (10 ngôn ngữ)

$5.000+

Stepmate (10 ngôn ngữ)

Từ $300

APPENDIX

Câu hỏi thường gặp

Q.01

Sổ tay được tạo có chính xác đến đâu?

AI phân tích cấu trúc trang để tự động trích xuất nút, ô nhập và luồng thao tác — trên hầu hết các màn hình bản nháp đầu tiên đủ tốt để dùng thực tế. Bạn có thể chỉnh và bổ sung từ console quản trị, để sổ tay cuối cùng phản ánh sắc thái của nhóm bạn.

Q.02

Có hoạt động với trang yêu cầu đăng nhập không?

Có — bao gồm xác thực qua biểu mẫu (ID và mật khẩu), magic link (xác thực qua email) và trang công khai không yêu cầu đăng nhập. Vì vậy bạn cũng có thể tài liệu hóa các trang quản trị và công cụ nội bộ.

Q.03

Có dùng thử miễn phí không?

Có. Nhận 5 tín dụng miễn phí, không cần thẻ tín dụng. Tự kiểm chất lượng trước khi mua thêm tín dụng.

Q.04

Hỗ trợ những ngôn ngữ nào?

Tiếng Nhật, Anh, Trung, Đức, Pháp, Tây Ban Nha, Thái, Việt, Indonesia và Hàn — tổng cộng 10 ngôn ngữ.

Q.05

Bảo mật được xử lý thế nào?

Tất cả giao tiếp đều mã hóa SSL. Dữ liệu nhạy cảm như thông tin đăng nhập được lưu trữ với mã hóa AES-256. Sổ tay đã tạo chỉ thành viên trong tổ chức của bạn xem được, ngăn rò rỉ ngoài ý muốn ra ngoài.

Q.06

Có thể tạo sổ tay vận hành không?

Có, được. Stepmate tự động tạo hướng dẫn sử dụng từng bước (nhấp, nhập liệu và các bước trên màn hình) làm vật liệu nguồn, sau đó lắp ráp thành sổ tay vận hành thống nhất theo quy trình bạn mô tả bằng văn bản — kèm dịch sang 10 ngôn ngữ trọn gói từ đầu đến cuối.

Q.07

Hướng dẫn sử dụng là gì?

Một hướng dẫn chỉ ra theo từng bước nơi cần nhấp và nội dung cần nhập, kèm ảnh chụp, để vận hành ứng dụng web hay hệ thống nghiệp vụ. Dùng cho đào tạo nhân viên mới, onboarding nhân viên quốc tế và hỗ trợ khách hàng — mô tả «cách sử dụng màn hình», bổ sung cho sổ tay vận hành mô tả quy trình.

Q.08

Khác gì so với công ty dịch thuật?

Công ty dịch thuật thường tính $5.000–$20.000 mỗi ngôn ngữ và mất 4–8 tuần, đòi hỏi đặt lại mỗi khi UI thay đổi. Giá theo tín dụng của Stepmate bắt đầu từ $3 mỗi trang, tạo chỉ vài phút mỗi trang và tái tạo một cú nhấp khi UI cập nhật. Chi phí và chu kỳ cập nhật khác về bản chất.

Q.09

Có tối ưu cho nhân viên quốc tế không?

Có. Hỗ trợ tiêu chuẩn 10 ngôn ngữ (Anh, Trung, Đức, Pháp, Tây Ban Nha, Thái, Việt, Indonesia, Hàn và Nhật), thuật ngữ kỹ thuật và tên nút được dịch theo ngữ cảnh. Cung cấp sổ tay bằng tiếng mẹ đẻ rút ngắn đáng kể thời gian onboarding.

Q.10

Cách xuất sang Notion hoặc Google Docs?

Nhấp nút «Xuất» ở góc trên bên phải bất kỳ sổ tay nào để gửi trực tiếp sang Notion, Google Docs hoặc Word. Trong Notion, trang được tạo dưới cơ sở dữ liệu bạn chỉ định, giữ nguyên tiêu đề, hình ảnh và số bước.

Q.11

Khi cập nhật, tái tạo có tính phí riêng không?

Có — tái tạo cũng tiêu thụ 1–3 tín dụng mỗi trang (thay đổi theo số ngôn ngữ). Khác với công ty dịch thuật, không có thương lượng báo giá lại hay chờ đợi. Bạn cũng có thể tái tạo theo từng trang, chỉ cho các phần đã thay đổi.

Đang mở dùng thử miễn phí

Khi sổ tay đã sẵn sàng, khách hàng không lạc lối.

Loại bỏ các trở ngại trong onboarding, churn sẽ giảm và đà tăng trưởng kinh doanh trở nên dễ dự đoán hơn. Hãy thử 5 tín dụng miễn phí trước để xem chất lượng tạo thực tế.